Datenschutzerklärung
Stand: Juni 2026
Hinweis zur Verantwortlichkeit
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die auf dieser Plattform verarbeiteten Daten ist die Stadt Pottenstein. Die Politech Dynamics UG (haftungsbeschränkt) betreibt diese Plattform als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
1. Verantwortlicher
Stadt Pottenstein
Forchheimer Straße 1, 91278 Pottenstein
Vertreten durch: Bürgermeister Christian Weber
E-Mail: poststelle@pottenstein.bayern.de
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@pottenstein.bayern.de
2. Auftragsverarbeiter
Die Plattform wird technisch betrieben von der Politech Dynamics UG (haftungsbeschränkt), Stoke-on-Trent-Str. 1, 91058 Erlangen (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“). Zwischen der Stadt Pottenstein und Politech Dynamics besteht eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
Anfragen zu Datenschutz richten Sie bitte an den Verantwortlichen (siehe Abschnitt 1), nicht an den Auftragsverarbeiter.
3. Verarbeitete Daten und Zwecke
- Accountdaten: E-Mail, Vor-/Nachname, Passwort-Hash zur Registrierung, Authentifizierung und Kontoverwaltung.
- Sitzungs- und Verwaltungsdaten: Von der Stadt Pottenstein eingestellte Sitzungsunterlagen, Vorlagen, Tagesordnungen und Protokolle zur Durchführung kommunaler Ratssitzungen.
- Nutzungsdaten: Server-Logs, IP-Adressen, technische Metadaten zur Stabilität, Sicherheit und Missbrauchsabwehr.
- KI-Verarbeitungsdaten: Nutzereingaben in KI-Funktionen (Analysechat, Vektorsuche, Dossier-Erstellung) werden zur Verarbeitung an KI-Dienste übermittelt, die ausschließlich in Deutschland/EU betrieben werden (kein Drittlandtransfer).
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (öffentliches Interesse): Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 52 BayGO (Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe — Kommunale Selbstverwaltung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Registrierung und Nutzung des Dienstes.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): KI-gestützte Verarbeitung von Nutzereingaben. Die Einwilligung wird bei der Registrierung eingeholt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
5. Sub-Auftragsverarbeiter (Unterauftragnehmer)
Der Auftragsverarbeiter (Politech Dynamics) setzt folgende Sub-Auftragsverarbeiter ein:
| Dienstleister | Zweck | Datenstandort | Drittland? |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server-Hosting, Infrastruktur und KI-Dienste (LLM, Vektorsuche) — alle KI-Funktionen laufen als selbst gehosteter Dienst auf Hetzner-Servern (kein externer KI-Anbieter) | Deutschland (Falkenstein/Nürnberg) | ❌ Nein |
Kein Transfer personenbezogener Daten in Drittstaaten außerhalb der EU/EWR. Alle KI-Dienste laufen ausschließlich auf selbst gehostetem Infrastruktur in Deutschland (Hetzner). Personenbezogene Daten verlassen den Hetzner-Server nicht.
6. Speicherdauer
- Accountdaten: Bis zur Kontolöschung oder auf Anweisung des Verantwortlichen
- Ratsdokumente: Gemäß kommunaler Aktenordnung; Löschung auf Anweisung der Stadt Pottenstein
- Server-Logs: 90 Tage
- KI-Anfragen: Werden nicht dauerhaft gespeichert; Verarbeitung erfolgt in Echtzeit (stateless)
- Datensicherungen (Backups):Personenbezogene Daten werden im Rahmen automatisierter Datensicherungen (Grandfather-Father-Son-Rotation) gesichert. Diese Sicherungskopien werden automatisch rotiert und gelöscht: Tages-Backups nach 14 Tagen, Wochen-Backups nach 8 Wochen, Monats-Backups nach maximal 6 Monaten. Löschanfragen (Art. 17 DSGVO) werden in den Produktivdaten umgesetzt; Backup-Kopien verfallen automatisch nach Ablauf der jeweiligen Retention-Frist.
7. Betroffenenrechte
Zur Ausübung Ihrer Rechte nach Art. 15–22 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen:
Stadt Pottenstein
Forchheimer Straße 1, 91278 Pottenstein
poststelle@pottenstein.bayern.de
Sie haben außerdem das Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, poststelle@lda.bayern.de.
8. KI-gestützte Funktionen
Die Plattform bietet optionale KI-gestützte Funktionen (Analysechat, Vektorsuche, Dossier-Erstellung). Bei Nutzung dieser Funktionen werden Ihre Eingaben zur Verarbeitung an einen selbst gehosteten KI-Dienst übermittelt, der auf Hetzner-Servern in Deutschland betrieben wird — ausschließlich die für die jeweilige Anfrage erforderlichen Inhalte. Personenbezogene Daten verlassen den Hetzner-Server nicht und werden nicht an externe KI-Anbieter übermittelt.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. KI-Ergebnisse dienen ausschließlich der Unterstützung und sind nicht rechtsverbindlich. Weitere Informationen enthält der Hinweis zur KI-Unterstützung.
9. Cookies und lokaler Speicher
Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookieseingesetzt. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies werden nicht verwendet. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Lokaler Browser-Speicher (localStorage)
Die Anwendung nutzt den lokalen Speicher Ihres Browsers für:
- Authentifizierungstoken (
auth_token): JWT-Token zur Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung. Wird bei Abmeldung sofort gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. - Darstellungseinstellungen: Gewähltes Farbschema (hell/dunkel), zuletzt aktiver Bereich — keine personenbezogenen Daten.
Diese Speicherung ist technisch unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Verantwortlicher: Stadt Pottenstein, Forchheimer Straße 1, 91278 Pottenstein – Kontakt: poststelle@pottenstein.bayern.de
Technischer Betrieb (Auftragsverarbeiter): Politech Dynamics UG (haftungsbeschränkt), Stoke-on-Trent-Str. 1, 91058 Erlangen – info@politech-dynamics.de